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e世博 会议室使用规定

编辑:王琳 浏览数: 发布时间:2020-05-15

为提高e世博 会议室使用效率、规范会议室日常管理,现结合学院会议室实际情况及防疫工作要求,修订本规定:

一、 使用范围

e世博 教职员工及学生用于召开会议、组织培训及学术交流。未经学院允许,不得挪作他用。

二、 使用原则

1.先申请,再使用。填写《会议室使用审批表》(见附件,下简称《审批表》),持《审批表》到学院办公室预约登记,并于会议室使用前一个工作单元领取钥匙。

2.先整体,后局部。为提高会议室使用效率,学院一般不预留会议室。如遇职能部门走访调研,或学院紧急、重大事项,事先预约的基层单位或个人应配合调整会议室使用。

3.先内部,限外部。会议室仅限学院内部使用,一般不对外出借,如特殊情况校内其他职能部门需要使用,需经分管院领导签字批准方可使用,院办对口业务人员为会议室使用责任人。

三、 角色权限

1.经办人(见《审批表》)应为我院师生员工,负责具体联系事宜。

2.审批人(见《审批表》)应为我院教职员工,是会议室使用的责任人。

3.使用第1、2、4会议室,如教职员工经办,只签审批人,如学生经办,审批人应为其导师。

4.使用第3、5会议室,除审批人签字外,还需院领导签字批准。

5.院办工作人员经办的院级会议,可免于院领导签字,但经办人(审批人)即是会议室使用的责任人。

四、 使用规范

1.未经学院同意,不得移动会议室设备、桌椅等的位置,不得将会议室内物品携出室外。

2.保持会议室整洁,会议结束后,及时清理纸杯、文具等,各种仪器、话筒、桌椅位置恢复初始状态。

3.离开前,检查空调、电灯、投影、计算机是否关闭,切记断开烧水电源、关好门窗。

4.使用完毕后,及时归还钥匙,不得转手他人。如遇下班,最迟下一个工作单元交还钥匙。

5.如发现设备故障和公物损坏应立刻报办公室以便及时修理,保障其他会议的准时进行。

五、 其他事项

1.如遇疫情,将根据学校整体要求封闭或限制使用会议室。使用时,会场要消毒,座位留间距,会前测体温,开会戴口罩;勤通风、重效率、开短会。

2.为提高会议室使用效率,请全体教职员工及学生严格遵照本规定。对于违反本规定,或出现如钥匙遗失、擅自转借等情况,将暂停责任人的使用权限,并要求责任人提交整改方案,学院审批通过后,方可恢复其使用会议室的权限。

3.本规定于2020年5月15日修订。

                                                         

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